ALGEMENE VOORWAARDEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de evenementen georganiseerd door Passion For Sports en/of de organisator die bij het betreffende evenement wordt vermeld.

Door zich in te schrijven voor een evenement verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze te aanvaarden.

1. Inschrijving en betaling

De inschrijving is pas definitief nadat de inschrijving correct werd voltooid en het verschuldigde inschrijvingsgeld werd betaald via het daarvoor voorziene inschrijvingsplatform van SQM Time of Passion For Sports (PFS).

Een niet-betaalde of onvolledige inschrijving geeft geen recht op deelname.

De organisator kan inschrijvingen weigeren of afsluiten wanneer het maximaal aantal deelnemers is bereikt of wanneer dit om organisatorische of veiligheidsredenen noodzakelijk is.

2. Annulering van het evenement wegens uitzonderlijke omstandigheden

Indien het evenement wegens uitzonderlijke omstandigheden niet of niet op een veilige en verantwoorde manier kan plaatsvinden, kan de organisator beslissen het evenement uit te stellen, te wijzigen of volledig te annuleren.

Onder uitzonderlijke omstandigheden worden onder meer verstaan:

• extreme of gevaarlijke weersomstandigheden;
• storm, onweer, hevige regenval, extreme hitte of koude;
• overstromingen of overstromingsgevaar;
• slechte of onveilige toestand van het parcours;
• onvoldoende waterkwaliteit of onveilige omstandigheden voor een zwemproef;
• brandgevaar;
• beslissingen, adviezen of verplichtingen opgelegd door bevoegde overheden, politie, brandweer of hulpdiensten;
• overmacht of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de organisator;
• iedere andere situatie waarbij de organisator redelijkerwijze van oordeel is dat de veiligheid van deelnemers, medewerkers, vrijwilligers of publiek niet voldoende kan worden gegarandeerd.

Wanneer het volledige evenement wordt geannuleerd en geen aangepast alternatief kan worden aangeboden, kan de deelnemer, voor zover van toepassing, aanspraak maken op een gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld in de vorm van credits die gedurende één jaar geldig zijn.

De hoogte van deze tegemoetkoming is afhankelijk van het moment waarop het evenement wordt geannuleerd en van de kosten die op dat moment reeds definitief door de organisator werden gemaakt en niet meer kunnen worden gerecupereerd.

De toepasselijke regeling wordt bij een dergelijke annulering aan de deelnemers meegedeeld.

Deze bepaling geldt behoudens dwingende wettelijke bepalingen die de organisator verplichten tot een andere regeling.

3. Gezondheid en eigen verantwoordelijkheid

Deelname aan een sportevenement vereist een voldoende goede lichamelijke en geestelijke gezondheid.

Door zich in te schrijven en deel te nemen, verklaart de deelnemer dat hij/zij naar eigen oordeel voldoende gezond en fysiek geschikt is om aan het gekozen evenement en de gekozen afstand deel te nemen.

De organisator beveelt deelnemers aan om, in het bijzonder bij intensieve of langdurige sportinspanningen, voorafgaand aan de deelname een preventief sportmedisch onderzoek te laten uitvoeren door een bevoegde arts of erkend sportarts.

De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor het correct inschatten van zijn/haar gezondheidstoestand, fysieke mogelijkheden en eventuele medische risico's.

De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor medische problemen die het gevolg zijn van de persoonlijke gezondheidstoestand van de deelnemer, behoudens voor zover de aansprakelijkheid van de organisator op grond van dwingend toepasselijk recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

De deelnemer verbindt zich ertoe de wedstrijd onmiddellijk te staken indien zijn/haar gezondheid of veiligheid dit vereist en instructies van medische diensten, hulpdiensten en medewerkers van de organisatie op te volgen.

4. Verzekering lichamelijke ongevallen

Een persoonlijke verzekering voor lichamelijke ongevallen is standaard niet inbegrepen in het inschrijvingsgeld, tenzij bij het betreffende evenement uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

Indien een dergelijke verzekering wel inbegrepen is, wordt dit duidelijk aangegeven op de website of tijdens het inschrijvingsproces.

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van eventuele aanvullende verzekeringen die hij/zij noodzakelijk acht.

5. Startnummer en identificatie

Iedere deelnemer dient tijdens het evenement het door de organisator verstrekte startnummer correct en duidelijk zichtbaar te dragen, tenzij voor het betreffende evenement andere instructies worden gegeven.

Het startnummer mag niet zodanig worden aangepast, gevouwen of bedekt dat identificatie van de deelnemer onmogelijk wordt.

Het overdragen van een startnummer aan een andere persoon is uitsluitend toegestaan via de officiële overdrachtsprocedure van de organisator, indien deze mogelijkheid voor het betreffende evenement wordt aangeboden.

6. Persoonlijke bezittingen

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar persoonlijke bezittingen voor, tijdens en na het evenement.

De organisator is, behoudens wanneer dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen, niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke bezittingen.

Dit geldt eveneens voor goederen die worden achtergelaten in kleedkamers, start- of aankomstzones, bevoorradingszones, bagagebewaringen of andere locaties die in het kader van het evenement worden gebruikt.

De organisator raadt deelnemers aan geen waardevolle voorwerpen onbeheerd achter te laten.

7. Verkeer, parcours en naleving van instructies

De deelnemer erkent en aanvaardt de specifieke aard en risico's van deelname aan sportevenementen op de openbare weg, openbare paden, bossen, natuurgebieden en andere terreinen.

Ondanks de aanwezigheid van signaalgevers, seingevers, vrijwilligers, politie of andere medewerkers kan het parcours geheel of gedeeltelijk toegankelijk blijven voor andere weggebruikers, wandelaars, fietsers, voertuigen, dieren of andere gebruikers.

De deelnemer dient daarom steeds de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen.

Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door een bevoegde instantie, blijft de geldende verkeers- en wegcode van toepassing.

Deelnemers zijn verplicht de parcoursmarkeringen en de instructies van de organisator, signaalgevers, politie, hulpdiensten en andere bevoegde personen op te volgen.

Het niet naleven van veiligheidsvoorschriften of instructies kan aanleiding geven tot onmiddellijke uitsluiting van het evenement.

8. Wijziging van parcours, programma of wedstrijdformat

De organisator behoudt zich het recht voor om vóór of tijdens het evenement het parcours, de afstanden, het programma, de start- en aankomstlocatie, starturen, startgolven, tijdslimieten, bevoorradingen en/of andere onderdelen van het evenement te wijzigen wanneer dit om organisatorische, operationele, veiligheids- of externe redenen noodzakelijk of aangewezen is.

Bij evenementen die uit meerdere disciplines bestaan, waaronder triatlons, kan de organisator één of meerdere onderdelen wijzigen, inkorten, vervangen of schrappen.

Dit kan onder meer betekenen dat:

• een zwemproef wordt ingekort of geannuleerd;
• een zwemproef wordt vervangen door een andere discipline;
• een fiets- of loopparcours wordt gewijzigd of ingekort;
• starturen of startgolven worden aangepast;
• de volgorde van de disciplines wordt gewijzigd;
• het evenement volgens een aangepast wedstrijdformat wordt georganiseerd.

Wanneer bijvoorbeeld een zwemproef wegens waterkwaliteit, weersomstandigheden, stroming, watertemperatuur of andere veiligheidsredenen niet kan doorgaan en het evenement volgens een aangepast format wordt georganiseerd, wordt dit beschouwd als een wijziging van het evenement en niet als een annulering van het volledige evenement.

Een dergelijke wijziging, inkorting, vervanging of schrapping van een onderdeel geeft geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld, schadevergoeding of andere compensatie, behoudens wanneer dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

Hetzelfde geldt voor wijzigingen van starturen, startgolven, parcoursen of andere praktische aspecten van het evenement.

9. Prijzen en prijzenpot

De op de website, sociale media of andere communicatiekanalen aangekondigde prijzen, geldprijzen, naturaprijzen en/of verdeling van de prijzenpot zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

De organisator behoudt zich het recht voor om de samenstelling en verdeling van de prijzenpot vóór het evenement aan te passen wanneer organisatorische omstandigheden dit vereisen.

Een aanpassing van de prijzenpot geeft geen recht op terugbetaling van het inschrijvingsgeld of enige andere compensatie, behoudens dwingende wettelijke bepalingen.

10. Persoonsgegevens, beeldmateriaal en communicatie

Persoonsgegevens die bij de inschrijving worden verzameld, worden verwerkt voor de organisatie en administratie van het evenement en voor andere doeleinden zoals omschreven in het toepasselijke privacybeleid.

Voor zover noodzakelijk voor de organisatie van het evenement kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die diensten leveren in het kader van het evenement, zoals timingbedrijven, inschrijvingsplatformen, betalingsproviders, verzekeraars, medische diensten en andere contractueel betrokken dienstverleners.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

Tijdens het evenement kunnen foto's en audiovisuele opnames worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar kunnen voorkomen. Dit beeldmateriaal kan, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, worden gebruikt voor verslaggeving, communicatie en promotie van het evenement en de activiteiten van de organisator, waaronder gebruik op websites, sociale media, drukwerk en andere communicatiekanalen.

Voor het gebruik van dergelijk algemeen sfeer- en wedstrijdbeeldmateriaal wordt geen vergoeding aan de deelnemer betaald.

Voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van privacyrechten wordt verwezen naar het toepasselijke privacybeleid van de organisator.

11. Niet-afgehaalde goederen en verloren voorwerpen

T-shirts, medailles, goodiebags, prijzen, merchandising en andere producten of opties die volgens de inschrijving tijdens het evenement moeten worden afgehaald, worden niet automatisch nagestuurd wanneer de deelnemer deze niet tijdig afhaalt.

Indien de organisator de betreffende goederen nog beschikbaar heeft, kan de deelnemer deze na voorafgaande afspraak zelf ophalen in het magazijn of op een andere door de organisator meegedeelde locatie.

De organisator is niet verplicht deze goederen per post of koerier na te sturen.

Dezelfde regeling is van toepassing op verloren voorwerpen die tijdens of na het evenement worden teruggevonden.

Niet-afgehaalde goederen en gevonden voorwerpen worden slechts gedurende een redelijke termijn bewaard. Na afloop van deze termijn kan de organisator erover beschikken.

12. Annulering door de deelnemer

Wanneer een deelnemer zijn/haar inschrijving zelf wenst te annuleren, zijn de annuleringsvoorwaarden die tijdens de inschrijving werden gekozen van toepassing.

De gekozen annuleringsformule kan na bevestiging en betaling van de inschrijving niet worden gewijzigd.

De deelnemer dient een annulering binnen de toepasselijke termijn via zijn/haar persoonlijke account uit te voeren.

Het niet deelnemen aan het evenement zonder tijdige annulering geeft geen recht op terugbetaling of compensatie.

Indien de voorwaarden dit toelaten, kan een inschrijving via de daarvoor voorziene procedure worden overgedragen aan een andere deelnemer.

13. Aanvaarding van de voorwaarden

Door de inschrijving te bevestigen en het inschrijvingsgeld te betalen, verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met:

• deze algemene voorwaarden;
• de specifieke voorwaarden van het betreffende evenement;
• de bij inschrijving gekozen annuleringsvoorwaarden;
• de geldende wedstrijd- en veiligheidsvoorschriften;
• het toepasselijke privacybeleid.

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte gegevens bij de inschrijving en voor het raadplegen van de meest recente praktische informatie over het evenement.

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar zou blijken, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

Dwingende wettelijke bepalingen hebben steeds voorrang op hiermee strijdige bepalingen van deze algemene voorwaarden.